ShareBaseはデータを共有するだけでなく、チームやメンバ単位でのメッセージ交換が行え、共有する資材の公開範囲や通知、生存期間を設定する事が出来ます。また、アカウントやセキュリティの管理権限を持つ管理者が存在し、セキュアなグループ管理を実現可能です。

ユーザーは、PCだけでなく、スマートフォンやタブレット等各種デバイスからファイルへのアクセス、及び組織内外のユーザーとのファイル共有や共同作業が可能です。

ユーザーやグループ毎の権限設定が容易に実施可能です。

ファイルの共有を特定のユーザーのみやグループのみに限定する、特定のユーザーは閲覧権限のみとするなど、柔軟に権限管理を行うことができます。 ユーザーの異動や退職の際も、簡単に権限の移譲や取消しを行うことができます。

ShareBaseのユーザーアカウントは会社のEメールアドレスを使用しますので、会社は、各ユーザーが誰とどのファイルを共有しているか管理できます。

お客様毎にデータベース、ファイルのインスタンスを設定する為、データは他のお客様と混同して保存することはありません。

全てのコンテンツは、暗号化され、組織毎固有の暗号化キーにより保護された状態で、ハイランドクラウド上にホスティングされます。それにより、不正なアクセスから情報を強固に守ります。

ShareBaseに追加したコンテンツを、業務プロセスの一部としてOnBaseと自動的に連携することが可能です。それにより、手動でのファイル管理によるボトルネックを軽減することが可能です。

ShareBaseは、OnBaseと連携することにより、OnBaseで管理されているコンテンツを自動的にファイル共有することができます。
OnBaseワークフローの業務ルールを使用して文書をShareBaseに追加すると、文書を共有する相手には、セキュアなリンクを含めたメッセージがEメールで送付されます。その際、パスワードと有効期限を設定することも可能です。
業務プロセスで、新しい文書の追加や文書の更新が必要となると、OnBaseは、文書をアップロードできるようにShareBaseにセキュアなフォルダを自動的に作成します。